Система автоматизации документооборота Documentolog

Лёгкое решение!

Легко создавать, легко управлять, легко работать.

Компания "NETWAY", представляет уникальную систему электронного документооборота (СЭД) Documentolog (Документолог), ориентированную на компании малого и среднего бизнеса. Благодаря уникальности и привлекательной стоимости этой системы, Вы можете сделать свой бизнес более эффективным и получить многократный возврат инвестиций в информационные технологии.

Documentolog - качественная, удобная и недорогая программная система, с помощью которой вы добьетесь новых впечатляющих достижений! С помощью этой системы можно автоматизировать любые документно ориентированные базнес-процессы с возможностью контроля их исполнения. Разумное документирование деятельности компании при помощи системы Documentolog обеспечит Вам не только эффективную оперативную деятельность, но и возможность уделить больше времени решению главных стратегических вопросов.

Описание системы электронного документооборота (СЭД) Documentolog

Скачать видео презентацию 1-я часть

Скачать видео презентацию 2-я часть.

Сегодня трудно найти успешную компанию, в которой не возникают проблемы с управлением и хранением бумажных документов: бизнес растет, бумаги накапливаются и даже найти, не говоря об управлении, нужную информацию становится все труднее. Между тем необходимость документирования своей деятельности с целью повышения управляемости и прозрачности как никогда ранее выходит на первый план. Выход из подобной ситуации один — внедрение системы электронного документооборота. Но современные системы электронного документооборота (СЭД), как правило, сложны в освоении, ориентированы на автоматизацию определённого типового набора документационных потоков и не позволяют быстро создавать абсолютно новые типы документов, в отличие от привычного бумажного документооборота. Как совместить простоту и гибкость бумажного документооборота с эффективностью и прозрачностью электронного?

Documentolog — это веб-ориентированная ПЛАТФОРМА, на которой в графическом виде без программирования строятся разнообразные приложения, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы посредством управления их документационным обеспечением. Documentolog - это система система электронного документооборота (СЭД), которая находит применение во все большем количестве компаний самого широкого профиля деятельности. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, организация совместной работы, управление архивом). Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать любые типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. И самое главное! Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования полностью в графической режиме и может выполняться бизнес-пользователями, т. е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий. Для того, чтобы успешно администрировать Documentolog, достаточно быть знакомым с компьютером на уровне опытного пользователя. Простота и гибкость системы позволяют получить эффект от её внедрения в максимально сжатые сроки, обеспечивая при этом постоянное повышение эффективности её использования.

Documentolog - является уникальным предложением не только в плане инновационных идей, воплощенных в нем, но и в стоимостном отношении. Цена лицензий позволяет приобрести систему даже небольшим компаниям. А низкие издержки на внедрение и дальнейшее сопровождение системы, обусловлены полным отсутствием необходимости в её перепрограммировании, позволяют очень сильно снизить стоимость проекта по автоматизации документооборота на базе СЭД Documentolog. И ещё. приобретая, например, автомобиль, экономичный покупатель оценивает стоимость его эксплуатации. Такая стоимость в информационных технологиях называется совокупной стоимостью владения программным продуктом. У СЭД Documentolog эта стоимость крайне не велика за счет того, что Documentolog по своей сути является конструктором, который позволяет собрать любой требуемый функционал. Быстро. Просто. И по низкой цене.

Информация по ценам всегда доступна на нашем сайте.

Documentolog - система электронного документооборота предоставляющая все необходимые средства для автоматизации работы с документами через обычный веб-браузер. Эти средства и инструменты настолько просты, что практически любой уверенный пользователь персонального компьютера может работать в системе Documentolog без дополнительного обуения.

Помимо просоты для пользователя система Documentolog необычайно проста в адаптации под требования любого бизнеса. Какими бы сложными ни были документационные потоки в организации, Documentolog всегда может быть адаптирован под эти условия. Самое примечательное заключается в том, что СЭД Documentolog - это единственная на рынке система, кстати, полностью разработанная в Казахстане, которая может быть переконфигурирована под любые нужды в графическом режиме без програмирования! А это означает небывалую ранее свободу для заказчиков, а также чрезвычайно низкую совокупную стоимость владения данным программным продуктом.

На сегодняшний день СЭД Documentolog занимает лидирующие позиции среди аналогичных разработок. В десятках коммерческих компаний и государственных организаций, среди которых Управление делами Президента Республики Казахстан, АО ДБ "Альфа Банк", АО "Delta Bank", НОУ "Международная академия бизнеса" и других, рабочий день руководителей и сотрудников начинается с запуска системы Documentolog. Трудно переоценить вклад автоматизированных и отлаженных при помощи СЭД Documentolog бизнесс-процессов в общий успех наших клиентов. А уникальная способность системы быстро и без дополнительных финансовых и временных затрат (за счет отсутствия необходимости в перепрограммировании) позволяет организациям, использующим СЭД Documentolod, получать максимальную отдачу от вложенных средств.

Назначение системы Documentolog

СЭД Documentolog предназначена для создания, и распространения, управления доступом и жизненным циклом документов в электронном виде. Система обеспечивает автоматизацию всего комплекса работ с документами и придерживается основных принципов, на которых базируются современные системы электронного документооборота:

• Однократная регистрация документа;
• Возможность параллельной работы над документами;
• Возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа сотрудника;
• Единая база документной и справочной информации, позволяющая исключить дублирование данных.

Однако Documentolog не ограничивается перечисленными функциями. Это не просто система электронного документооборота, а целая платформа для автоматизации коллективной работы и документно-ориентированных бизнес-процессов, т. к. обладает следующими возможностями:

• Создание документов с произвольным набором атребутов;
• автоматизации бизнес-процессов за счет возможности описания любых маршрутов движения документов, управляющих этими процессами;
• создание внутрикорпоративных баз знаний и сетевых энциклопедий;
• обмена информацией между сотрудниками организации и внешним миром посредством документационного обеспечениямеханизмов ведения бизнеса.

Использование СЭД Documentolog в любой компании и организации позволяет обеспечить возможность разумного документирования повседневной деятельности. Такое документирование создает все предпосылки для эффективного управления бизнесом и постоянного повышения качества и продуктивности бизнесс-процессов.

Основные функции системы Documentolog

Ниже приводятся некоторые функциональные возможности СЭД Documentolog. Данный перечень не является полностью исчерпывающим и отражает только основные моменты. Итак, система обладает следующими возможностями:

• Можно создавать любые регистрационные карточки и полноценные типы документов без программирования полностью в графическом виде (что недоступно в альтернативных решениях).
• Документы в системе могут иметь любой внешний вид, отвечающий требованиям заказчика. А сама система обладает возможностями настройки интерфейса под требования конкретного пользователя.
• Администратору доступна реализация любых маршрутов движения документов и описания их функционала без перепрограммирования системы. Когда документ должен быть создан, кем будет рассмотрен, кого необходимо уведомить о его существовании, когда необходимо изменить его статус (состояние), когда поставить на контроль, какие варианты движения документа может выбрать пользователь и множество других функций и сценариев, - все это определяет администратор полностью в графическом режиме. Создаваемые типы документовнастолько функциональны, что способны удовлетворить требования даже самых изысканных руководителей и сотрудников. И всё это, подчеркнем, в настолько короткие сроки, что ни одна альтернативная система не может даже приблизиться к таким временным показателям!
• Поддержка нескольких видов поиска, учитывающихморфологию казахского, русского и английского языков, позволяет находить необходимую информацию в максимально сжатые сроки.
• Система запоминает все настройкипользователя и при следующем входе может паказать ему такую же картину, которая была в тот момент, когда он завершил работу с ней.
•  Удобные и настраиваемые журналы документов являются ещё и простым, но мощьным средством генерации отчетов, удовлетворяющих требования пользователей в 99% случаев. Сложные отчеты могут формироваться с использованием внешних инструментов.
• Поддержка архива позволяет автоматически перемещать в архивную базу потерявшие актуальность документы. Такая возможность обеспечивает не только полноценную поддержку электронного архива, но и разгрузку основной оперативной базы данных, что в свою очередь способствует улучшению параметров производительности системы.
• Полная поддержка системой всех требований отечественного делопроизводства (включая, но не ограничиваясь, поддержку номенклатуры дел, автоматический сбор документов в дела, формирование любых регистрационных номеров, однократную сквозную регистрацию документов и пр.).
• Система обеспечивает формирование деревьев родственных документов, отражающих связи между документами. Такая возможность позволяет всегда видеть весь бизнесс-процесс в целом, начиная с момента его инициации и заканчивая завершением.
• В системе можно создавать справочники для централизованного хранения любой информации. Администратор системы может реализовать абсолютно любые справочники, в которых будут храниться описательные данные любых объектов, например, справочники продукции, нормативных документов и т. п.
• Все поля в которые вводится информация, типизированы. Это позволяет обеспечивать контроль вводимых данных, а также дальнейший анализ и построение отчетов.
• Так называемый функциональный интерфейс обеспечивает показ пользователям только тех действий и возможностей, которые им реально необходимы в зависимости от той роли, которую они играют в жизненном цикле конкретного документа. Так, например, если руководителю необходима только одна функция - подписать документ, - администратор может с легкостью настроить систему соответствующим образом. Между тем, если документ открое лицо, играющее иную роль, то перед ним предстанет столько кнопок действий, сколько ему необходимо в данный конкретный момент времени.
• Вся работа над документами в обязательном порядке протоколируется. Когда и кто работал над документом, у кого находится сейчас документ, - эти вопросы не возникают у пользователей системы Documentolog никогда, т. к. данная информация всегда находится рядом.
• Изменение документа в системе влечет за собой автоматическое создание его новой версии. Всегда можно узнать какой сотрудник какие изменения внес в документ и при необходимости вернуть предыдущую версию документа.
• Документы могут экспортироваться в Microsoft Word и Open Office Writer, а журналы в формат Microsoft Excel.
• В качетсве транспорта для передачи уведомлений о документах используются стандартные и открытые средства электронной почты. Встроенный почтовый модуль электронной почты СЭД Documentolog прекрасно интегрируется с любым внешним почтовым сервером. Это означает, что все уведомления и внутренние сообщения могут перенаправляться сотруднику на его корпоративный (или даже личный) почтовый ящик. А в случае, если сотрудникрешит использовать интерфейс системы для работы со своей почтой, Documentolog может обеспечить прием почтовой корреспонденции во внутренний почтовый ящик.
• Постановка документов на контроль и механизм напоминаний настолько гибки и просты, что единожды настроив должным образом систему можно не волноваться  о нарушении сроков исполнения. Ведь на страже этих сроков будет находиться умная компьютерная программа! Система обеспечивает самые разнообразные реакции на нарушение контрольных сроков и предоставляет ряд проактивных средств, способствующих своевременному исполнению документов.
  
•  Используя Documentolog, любая организация может быть уверена в безопасности хранимых данных и в том, что при должной настройке никто не получит доступ к документам, которые он не должен видеть. Гибкая система безопасности позволяет реализовывать разнообразные сценариидоступа к документам в зависимости от их типа и авторства. А благодаря надежной системе резервного копирования, наши клиенты всегда могут быть уверены в том, что их документы всегда будут им доступны!
•  В системе реализована организационная структура компании в виде иерархического дерева, повторяющего организационную модель компании. Структура системы позволяет указывать замещающих должностных лиц, настраивать несколько должностей одному сотруднику, значительно упрощает процессы ротации и замены кадров. Кстати, система безопасности построена на основе организационной структуры, что в максимальной степени способствует соответствию системы условиям реальной жизни.
• Система поддерживает электронную цифровую подпись. При наличии у заказчика полноценной инфраструктуры открытых ключей, отвечающей требованиям законодательства Республики Казахстан, возможно построение юридически значимого электронного документооборота в рамках СЭД.
•  Все данные, передаваемые между клиентом и сервером, шифруются и надежно защищены от перехвата злоумышленниками.
• И наконец. Documentolog может быть интегрирован со сторонними системами (Active Directory, 1C: Предприятие и пр.). А использование веб сервисов позволяет настраивать интеграцию СЭД Documentolog с любой современной информационной системой буквально на лету!
• В систему входит типовая конфигурация, которая обеспечивает быстрое развертывание СЭД Documentolog в организации.

Преимущества системы

Развитие и повсеместное проникновение интернета в нашу жизнь превращает веб-браузеры в основное приложение получения информации, в том числе приложение доступа к содержанию корпоративных информационных систем. В отечественных компаниях уже начинает формироваться традиция предоставления доступа к разнообразным типам информации своим сотрудникам, партнерам и клиентам через веб, а браузер становится одним из основных инструментов работы современного менеджера.

Documentolog - это веб-система, т. е. доступк ней осуществляется через браузер. А это означает, что где бы не находился сотрудник или менеджер организации, использующей Documentolog, он всегда может получить доступ к корпоративной информации и реализовать управляющее воздействие на ход деятельности предприятия через всемирную сеть Интернет (если такой доступ разрешается действующей политикой безопасности компании). Причем используемые технологии обеспечивают максимально приемлемый уровень конфиденциальности и безопасности хранимых данных.

Использование обычного браузера для работы с системой, её интуитивно понятный интерфейс и возможность индивидуальной подстройки под любого пользователяв зависимости от той роли, которую он играет в жизненном цикле любого документа, обеспечивает возможность работы в системе практически любому сотруднику, вне зависимости от его уровня владения компьютерной грамотностью.

Для ИТ-специалистов Documentolog предлагает простоту развертывания и отсутствие необходимости управлять инсталляциями клиентских приложений, т. к. для работы в системе пользователю нужен только браузер. Сопровождение системы сводится к управлению серверным оборудованием и, при необходимости, может быть с легкостью передано на обслуживание (Outsourcing) внешнему поставщику услуг. Управление же бизнесс-логикой системы может осуществляться сотрудниками компании самостоятельно.

Архитектура системы Documentolog не ориентирована на автоматизацию каких либо определенных документационных потоков. Ещё на этапе планирования и проектирования системы была поставлена задача, чтобы Documentolog умел обеспечивать создание любых типов документов, комбенируя заданный набор инструментов и средств. Подобный подход придает системе небывалые ранее гибкость и способность подстраиваться под любые бизнес-задачи организации. И в любой момент Documentolog может быть изменен в соответствии с изменившимися требованиями бизнеса.

Все эти преимущества и особенности СЭД Documentolog создают настолько комфортную и удобную среду для руководителей и исполнителей, а инструментарий системы настолько органично вписывается в повседневную среду компании, что уже через месяц после начала использования системы становится невозможным представить себе работу иным образом.

Технические моменты

В заключение приводим немного технической информации, которая может быть интересна в первую очередь профессиональным ИТ-специалистам.

Во первых, Documentolog может работать под различными операционными системами. Для работы необходим веб-сервер Apache c поддержкой PHP (версии не ниже 5.2). В качетсве системы управления базой данных выступает PostgreSQL (версии не ниже 8.1). Рекомендуемой операционной системой выступает Linux. Однако Documentolog может работать на базе любой альтернативной операционной системы которую поддерживает вышеперечисленное программное обеспечение.

Во-вторых, система нетребовательна к аппаратным ресурсам. При количестве рабочих мест до 50 в качестве сервера может выступать простая рабочая станция с современным многоядерным процессором и памятью не менее 4 Ггб.

В-третьих, на рабочих местах могут использоваться любые клиентские операционные системы, поддерживающие работу с одним из ниже перечисленных браузеров:

Mozilla Firefox 3

Microsoft Internet Explorer 7-8

Opera 9-10

Мы уже работаем над поддержкой браузеров Safari и Google Chrome.

В-четвертых, СЭД Documentolog не предъявляет каких-либо особых требований к клиентским компьютерам. Будет более чем достаточно компьютера, приобретенного 4-5 лет назад (с процессором не хуже Intel Pentium 4 и памятью 512 Мб.

Дополнительная информация:

Цена лицензий

Этапы внедрения

Скрытая стоимость

Отличительные особенности

Скачать видео презентацию 1-я часть

Скачать видео презентацию 2-я часть.

Компания "NETWAY" является официальным диллером ТОО "Newinttech"