Внедрение СЭД Documentolog

Что включает в себя процесс внедрения системы автоматизации документооборота Documentolog?

Для успешного внедрения любой системы автоматизации документооборота руководство должно внушить сотрудникам мысль о необходимости приоритетного использования этой системы. Наилучшим способом внушения, как правило, является личный пример руководства. Пользователи быстро потеряют энтузиазм по поводу внедрения системы, если руководство компании не будет настаивать на необходимости использования системы. Поэтому основным (нулевым) этапом внедрения системы является проявление руководством компании политической воли, донесения этой воли до сотрудников и готовность к изменениям.

Остальные этапы внедрения таковы:

1. Организационный этап.
1.1. Создание группы по внедрению системы и ее руководителя со стороны клиента.
1.2. Определение места и времени совместной работы групп внедрения со стороны клиента и исполнителя.
1.3. Распределение полномочий и обязанностей между группами по внедрению со стороны клиента и исполнителя.
1.4. Определение целей и порядка приема результатов проекта.
1.5. Обучение администраторов системы из числа сотрудников клиента.
2. Этап обследования.
2.1. Описание организационной структуры компании.
2.2. Составление списка документов по каждому подразделению и компании в целом.
2.3. Описание атрибутов каждого типа документа, типовых форм.
2.4. Описание существующей классификации документов, номенклатуры дел.
2.5. Определение сроков хранения каждого документа, сроков помещения в архив и уничтожения документов, в соответствии с принятыми в компании нормами и требованиями законодательства.
2.6. Выявление существующих маршрутов движения документов.
2.7. Создание списка необходимых классификаторов и справочников.
3. Подготовительный этап.
3.1. Анализ существующей системы документооборота.
3.2. Формирование системы классификации документов (например, базирующуюся по 3.3. направлениям бизнеса) и определение журналов системы.
3.3. Приведение наименования документов и атрибутов к общей терминологии.
3.4. Утверждение типовых форм документов.
3.5. Определение маршрутов движения документов.
3.6. Определение прав доступа для типов документов и журналов.
3.7. Определение справочников системы.
3.8. Определение прав доступа для справочников системы.
4. Этап внедрения.
4.1. Установка и настройка сервера системы Documentolog.
4.2. Настройка необходимого инфраструктурного программного обеспечения.
4.3. Инсталляция и конфигурирование системы Documentolog.
4.4. Создание типов документов в каждом подразделении и всей компании в целом.
4.5. Создание журналов документов.
4.6. Создание и заполнение справочников системы.
4.7. Проведение обучающего семинара по работе в системе для пользователей.
5. Завершающий этап.
5.1. Запуск системы в опытную эксплуатацию.
5.2. Анализ разработанной системы.
5.3. Запуск системы в промышленную эксплуатацию.
5.4. Подписание актов приема работ.